Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Datenschutzerklärung für Bewerber

Allgemeines
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Daher möchten wir Sie im Folgenden über unsere Datenschutzgrundsätze informieren. Academia Holding GmbH (nachfolgend „wir“, „uns“ oder „unser“ genannt) verpflichtet sich, diese Grundsätze einzuhalten, um Ihnen ein transparentes und vertrauensvolles Bewerbungsverfahren zu ermöglichen.

Unter personenbezogenen Daten sind alle Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (nachfolgend „Daten“ genannt). Darunter fallen z.B. Informationen wie Ihr Name, Anschrift, Telefonnummer und Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang, etc.

Diese Datenschutzerklärung gilt ergänzend zu unserer allgemeinen Datenschutzerklärung auf unserer Website, die detaillierte Informationen darüber enthält, wie wir Ihre Daten im Rahmen des Websitebesuchs oder bei nicht bewerbungsspezifischen Themen verarbeiten.

Academia Holding GmbH
Landwehrstraße 2

80336 München

Tel.: +49 89 92 33 42 77

Fax: +49 89 99 95 45 53

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Für das Bewerbungsverfahren ist es erforderlich, dass Sie uns die zur Beurteilung und Auswahl notwendigen Daten zur Verfügung stellen. Ihre Bewerbung können Sie online über das Bewerbermanagementsystem und per E-Mail einreichen. Bewerbungsunterlagen, die Sie uns per E-Mail oder Post zusenden, werden in unser Bewerbermanagementsystem übernommen. Bewerbungen, die Sie online einreichen, werden gemäß dem aktuellen Stand der Technik verschlüsselt an uns übertragen.

Bei Bewerbungen per E-Mail bitten wir zu beachten, dass E-Mails im Internet grundsätzlich nicht verschlüsselt versendet werden. Im Regelfall werden E-Mails zwar auf dem Transportweg verschlüsselt, aber nicht auf den Servern von denen sie abgesendet und empfangen werden. Wir können daher für den Übertragungsweg der Bewerbung zwischen dem Absender und dem Empfang auf unserem Server keine Verantwortung übernehmen.

Im Rahmen des Bewerberauswahlverfahrens erheben und verarbeiten wir folgende Kategorien von Daten:

Kontakt- und Bestandsdaten: diese umfassen Ihren Vor- und Nachnamen, Adresse, Geburtsdatum, Land, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Mobilnummer, Familienstand und Staatsangehörigkeit.

Daten zur Arbeitsfähigkeit und Berufseignung: Falls im Bewerbungsprozess auch eine Eignungsprüfung oder Tests durchgeführt werden, können diese ebenfalls relevante Daten darstellen.

Ausbildungs-, Leistungs- und Beschäftigungsdaten: hierzu zählen Informationen zu Ihrem Lebenslauf, beruflichen Qualifikationen, Kompetenzen, Sprachkenntnissen, Berufserfahrung und weiteren relevanten Bewerbungsunterlagen.

Sonstige Bewerbungsunterlagen: dazu gehören Angaben zu Ihrem Gehaltswunsch, Kündigungsfrist, Reisebereitschaft, Motivation, Referenzen, stellenbezogene Informationen und Protokolle von Bewerbungsgesprächen, Notizen zu Gesprächen oder Ergebnisse von Vorstellungsgesprächen.

Bewerbungskanal: Wir erfassen, über welchen Kanal Ihre Bewerbung bei uns eingegangen ist, z. B. per E-Mail, über Jobportale wie Indeed, über Personalvermittler oder andere Quellen.

Besondere Kategorien von Daten: Diese beinhalten, falls zutreffend, Angaben zu gesundheitlichen Aspekten wie Behinderung oder gesundheitlichen Einschränkungen. Solche Daten werden nur im rechtlich zulässigen Rahmen verarbeitet.

Wir können die oben genannten Daten auch aus anderen Quellen beziehen, einschließlich externen Geschäftspartnern wie Personaldienstleistern. Falls Sie über einen Personaldienstleister eingestellt werden, speichern wir Ihre Daten in der für Sie angelegten Personalakte. Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsprozesses nicht für die betreffende Vakanz ausgewählt werden, löschen wir Ihre Bewerbungsunterlagen nach Abschluss der Stellenbesetzung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Darüber hinaus können wir Daten aus beruflich orientierten sozialen Netzwerken, wie z.B. Xing oder LinkedIn, sowie aus anderen öffentlich zugänglichen Quellen erhalten, sofern diese Daten für Ihre berufliche Laufbahn relevant sind.

Wir erheben Ihre Daten ausschließlich zu folgenden Zwecken:

• Anbahnung und Begründung des Beschäftigungsverhältnisses.
• Kontaktaufnahme, falls Sie für eine alternative Stelle in Betracht kommen sollten.
• Kontaktaufnahme aufgrund Ihrer Initiativbewerbung.
• Zusendung personalisierter Informationen über offene Stellen, basierend auf Ihrer Einwilligung.
• Durchführung von Auswahlverfahren zur Identifikation geeigneter Kandidaten.
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen im Rahmen des Bewerbungsprozesses.

Die entsprechenden Daten erheben wir grundsätzlich, soweit möglich, direkt bei Ihnen. In bestimmten Fällen, etwa bei der Zusammenarbeit mit Personalvermittlern, erhalten wir Ihre Daten auch von Dritten, die mit Ihrer Vermittlung beauftragt wurden. Darüber hinaus können wir Ihre Daten aus allgemein zugänglichen, berufsbezogenen sozialen Netzwerken (z. B. LinkedIn, XING) erheben, soweit Sie dort solche Daten selbst öffentlich zugänglich gemacht haben.

Die Daten werden in der Regel in digitaler Form auf unseren IT-Systemen verarbeitet. Neben Administratoren haben ausschließlich Mitglieder der Personalabteilung, die zuständigen Fachabteilungen für die ausgeschriebene Stelle, die Lohnabrechnung sowie die Unternehmensleitung Zugriff auf diese Systeme. Die zugriffsberechtigten Mitarbeiter werden hinsichtlich der Vertraulichkeit sowie der Wahrung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen und des Datenschutzes verpflichtet.

Welche Rechtsgrundlagen gelten für die Verarbeitungen?

Ihre Daten sind erforderlich, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden und dieses durchzuführen (Art. 88 DSGVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b) DSGVO und § 26 Abs. 1 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)). Das bedeutet, dass wir Ihre Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeiten, um eine mögliche Einstellung zu prüfen.

Im Einzelfall holen wir Ihre Einwilligung zur Verarbeitung oder Übermittlung Ihrer Daten ein, beispielsweise wenn Ihre Bewerbung für einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden soll oder wenn wir Ihre Unterlagen für eine andere Position innerhalb unseres Unternehmens berücksichtigen möchten (Talentpool). Ihre Einwilligung ist freiwillig und kann von Ihnen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a) DSGVO.

Wenn wir Informationen aus Ihrem öffentlichen Profil auf beruflich orientierten sozialen Netzwerken beziehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Begründung eines Arbeitsverhältnisses mit Ihnen zu schaffen. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S: 1 lit. f) DSGVO i.V.m. Art. 9 Abs. 2 S. 1 lit. e) DSGVO.

Wir verarbeiten Ihre Daten außerdem, soweit dies zur Geltendmachung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Rechtsgrundlage hierfür sind Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) und f) DSGVO. In diesem Zusammenhang erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten unter anderem zur Betrugsprävention und zur Einhaltung gesetzlicher Dokumentationspflichten. Unser berechtigtes Interesse liegt dabei beispielsweise in der Erfüllung der Beweispflicht in Verfahren gemäß dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, wie Schwerbehinderteneigenschaft oder ethnische Herkunft) angefragt werden, erfolgt deren Verarbeitung zur Wahrnehmung von Rechten und Pflichten aus dem Arbeitsrecht sowie dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes gemäß Art. 9 Abs. 2 S. 1 lit. b) DSGVO. Erfolgt die Mitteilung von solchen besonderen Kategorien personenbezogener Daten freiwillig auf Grundlage Ihrer Einwilligung, wird diese Datenverarbeitung nach Art. 9 Abs. 2 S. 1 lit. a) DSGVO vorgenommen.

Eine Verarbeitung Ihrer Daten zu anderen als den zuvor genannten Zwecken erfolgt ausschließlich, wenn diese Verarbeitungen gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO zulässig und mit den ursprünglichen Zwecken vereinbar sind. Vor einer solchen Weiterverarbeitung informieren wir Sie ausdrücklich über den neuen Zweck und die rechtlichen Grundlagen.

Ihre Daten können an Empfänger übermittelt werden, die als Auftragsverarbeiter (z.B. Bewerbermanagement-Software-Anbieter oder IT-Dienstleister) in unserem Auftrag tätig sind. Dies geschieht auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO.

Wir haben den Anbieter der Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software Personio SE & Co. KG mit der Verarbeitung Ihrer Daten beauftragt. Die im Rahmen Deiner Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer von Personio SE & Co. KG betriebenen Datenbank gespeichert.

Ihre Daten können ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung an Strafverfolgungsbehörden und gegebenenfalls an geschädigte Dritte weitergegeben werden, wenn dies zur Aufklärung rechtswidrigen Verhaltens oder zur Rechtsverfolgung erforderlich ist. Dies erfolgt jedoch nur, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges oder missbräuchliches Verhalten vorliegen. Zudem sind wir gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen, wie etwa Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die Ordnungswidrigkeiten verfolgen und den Finanzbehörden. Die Weitergabe dieser Daten basiert auf unserem berechtigten Interesse an der Bekämpfung von Missbrauch, der Verfolgung von Straftaten sowie der Sicherung und Durchsetzung von Ansprüchen, sofern Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer Daten nicht überwiegen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

In bestimmten Fällen kann eine Übermittlung Ihrer Daten an andere Unternehmen innerhalb der Unternehmensgruppe erfolgen. Dabei stellen wir sicher, dass alle beteiligten Unternehmen durch geeignete Datenschutzvereinbarungen zur Einhaltung der geltenden Datenschutzvorgaben verpflichtet sind.

Findet eine Übermittlung in Drittländer statt?

Grundsätzlich findet keine Datenübertragung an Stellen oder Personen außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) statt. Sollte eine solche Übermittlung dennoch erforderlich sein, stellen wir sicher, dass die geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere die Bestimmungen der Artt. 44 ff. DSGVO, eingehalten werden, um ein angemessenes Schutzniveau Ihrer Daten zu gewährleisten.

Wie werden Ihre Daten im Rahmen der Teilnahme an Online-Konferenzen verarbeitet?

Für die interne und externe Kommunikation nutzen wir auch Online-Konferenz-Tools, die im Folgenden aufgeführt sind. Wenn Sie an einer Video- oder Audiokonferenz teilnehmen, werden Ihre Daten durch die Verwendung dieser Tools erfasst und verarbeitet. Die Konferenz-Tools erfassen dabei alle von Ihnen zur Nutzung bereitgestellten Daten, wie beispielsweise Ihre E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer. Zudem werden die Dauer der Konferenz, der Beginn und das Ende der Teilnahme, die Anzahl der Teilnehmer sowie weitere Kontextinformationen (Metadaten) im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang verarbeitet.

Eingesetzte Online-Konferenz-Tools: Microsoft Teams

Microsoft Teams ist ein Microsoft Office 365 Dienst. Dabei handelt es sich um eine Produktivitäts-, Kollaborations- und Austauschplattform. Microsoft Office 365 ist eine Software des Unternehmens Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland (nachfolgend „Microsoft“ genannt) und ist Teil der Cloud-Anwendung Microsoft Office 365, für welches ein Nutzerkonto erstellt werden muss.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt dabei im Auftrag von uns durch Microsoft. Hierzu haben wir mit Microsoft eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Um-fang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten durch Microsoft benötigen, können Sie die entsprechende Datenschutzerklärung bei Microsoft einsehen (https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement). Informationen zum Einsatz von Cookies durch Microsoft finden Sie ebenfalls in der Datenschutzerklärung von Microsoft.

Wie erfolgt die Speicherung Ihrer Daten?

Wir speichern Ihre Daten für einen Zeitraum von 6 Monaten nach einer Absage, um den Nachweispflichten im Rahmen eines Verfahrens in Übereinstimmung mit dem AGG nachzukommen. Dieser Zeitraum verlängert sich, wenn die Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (z.B. während eines Rechtsstreits).

Nach Ablauf dieses Zeitraums werden Ihre Daten gelöscht. Sollten Sie Ihre Bewerbung vorab zurückziehen, werden Ihre Daten umgehend aus unserer Bewerberdatenbank gelöscht. Falls Sie einzelne Daten löschen lassen möchten, behalten wir uns vor, diese für maximal 6 Monate zu speichern, um den Anforderungen des AGG gerecht zu werden.

Wird Ihre Bewerbung erfolgreich, speichern wir Ihre Daten während der gesamten Dauer Ihres Arbeitsverhältnisses gemäß der Datenschutzerklärung, die wir Ihnen bei Antritt der Anstellung zur Verfügung stellen.

Wie werden Ihre Daten im Talentpool verarbeitet und zu welchem Zweck werden sie dort gespeichert?

Sollten wir Ihnen eine Absage erteilen, kann es sein, dass wir Ihre Bewerbung in unserer Bewerberdatenbank („Talentpool“) für eine möglich spätere Ansprache speichern möchten. Diese Speicherung erfolgt nur nach vorheriger Abstimmung mit Ihnen und auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO). Wenn Sie uns eine Initiativbewerbung zusenden und wir derzeit keine passende Stelle für Sie haben, speichern wir Ihre Daten ebenfalls im Talentpool – jedoch nur mit Ihrer vorherigen Zustimmung. Sollte Ihre Initiativbewerbung für uns nicht von Interesse sein, erhalten Sie eine Absage, und eine weitere Speicherung Ihrer Daten erfolgt nicht.

Wenn Sie in unserem Talentpool gespeichert werden, verwenden wir Ihre Daten zur Kontaktpflege, z.B. um Ihnen interessante Jobangebote zu unterbreiten. Falls Sie ausdrücklich zustimmen, dass wir Ihre Daten in unseren Talentpool aufnehmen, speichern wir Ihre Daten bis auf Widerruf, jedoch höchstens für 12 Monate.

Welche Rechte haben Sie als Betroffener?

Sofern wir Daten zu Ihrer Person verarbeiten, haben Sie im jeweiligen gesetzlichen Umfang nach der DSGVO ein Recht auf

• Auskunft insbesondere über gespeicherte Daten und Verarbeitungszwecke (Art. 15 DSGVO). Dieses Recht ist eingeschränkt durch die Ausnahmen des § 34 BDSG, wonach das Auskunftsrecht insbesondere entfällt, wenn die Daten nur aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsvorschriften oder zur Datensicherung und Datenschutzkontrolle gespeichert sind, die Auskunftserteilung einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde und eine Zweckentfremdung der Datenverarbeitung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen verhindert wird.
• Berichtigung unrichtiger bzw. Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO).
• Löschung insbesondere nicht mehr erforderlicher Daten (Art. 17 DSGVO). Dieses Recht unterliegt den Einschränkungen aus § 35 BDSG, wonach das Recht auf Löschung insbesondere entfallen kann, wenn im Falle nicht automatisierter Datenverarbeitungen ein unverhältnismäßig hoher Aufwand für die Löschung besteht und dein Interesse an der Löschung als gering anzusehen ist.
• Einschränkung der Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben (Art. 18 DSGVO).
• Widerspruch gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben (Art. 21 DSGVO).
• Datenübertragung, sofern Verarbeitung auf Einwilligung beruht oder zur Durchführung eines Vertrages oder mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt (Art. 20 DSGVO), sowie
• Widerruf einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 S. 1 DSGVO).

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

Ferner haben Sie die Möglichkeit, Ihre Beschwerden

• an unseren Datenschutzbeauftragten (per Post an die genannte Geschäftsadresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“ oder per eMail dsb@academia-gruppe.de oder
• an die zuständige Aufsichtsbehörde

zu richten.

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz ist wie folgt zu erreichen:

Postfach 1349
91504 Ansbach
Deutschland

Telefon: +49 (0) 981 180093-0

Telefax: +49 (0) 981 180093-800

E-Mail: poststelle@lda.bayern.de